商品研究1　ビジネスソフト

オフィスやプライベートで大活躍
注目のお役立ちソフトを一挙紹介

ワー プロや表計算以外のビジネスソフトを使う目的は、業務効率化や生産性アップだ。利便性の高い製品の活用で一層の効率化を実現できるなら、積極的に導入して いきたい。そこで、ヤマダ電機いち押しのお役立ちソフトを3分野から紹介しよう。

　今回、紹介したい分野は①エコロ ジー、②ドキュメント作成、③データ管理——この3つだ。オフィスでもニーズの高いこれらの分野で、ソフト活用のメリットや選択ポイントなどを見ていこ う。
　まず、①エコロジーは環境問題への関心も高いことから、どの企業でも多かれ少なかれ何らかの対策を講じようと考えているのではないか。
　 例えば、最も手をつけやすい取り組みにプリンターやコピー用紙の節約が挙げられる。環境にやさしいだけでなく、コスト削減にもつながることから取り組む企 業も多いはずだ。

　ただ、ほとんどの企業は人的対策に負っている部分が大きいのではないだろうか。裏紙の活用や、印刷そのものを控 えるなど小さな努力の積み重ねが、用紙やインク、トナーコストの削減に結びつくことは確か。
　だが、こうした取り組みは必要な文書まで印刷しにく くしたり、手間がかかるため実行性に欠ける側面もある。これらを解決し、企業のエコ対策を支援してくれるのがエコ系ソフトだ。

　人 的負担を軽減、あるいは人手をかけるだけでは対応が難しい取り組みも実現可能にしてくれることが導入メリットだ。活用ポイントは、エコ系ソフトは「併用す ること」。節約効果が高まるからである。
　お勧めはソフトバンクが提供しているSoftBank SELECTIONシリーズの「エコインクセーブ」と「エコ用紙セーブ」の2ソフト。いずれも使用を控えるのではなく、必要なドキュメントなどを印刷しつ つインクや用紙を節約できることが魅力である。

　エコインクセーブは、プリンター印刷時のインク濃度を調整して、その使用量を減らせる優れもの。例えば、 試し刷りや濃度を落としても読みやすさに影響がない社内向け一般文書など、インクをセーブできる機会は意外と多い。

　また、エコ用 紙セーブは効率的に用紙代を抑えることができる便利なソフトだ。最大8ページ分を1枚の用紙に印刷可能なだけに、節約効果は大きい。しかも、ワープロ文書 や画像、ウエブなど様々な異なるファイルを1枚に収めることができ、コスト削減だけでなく資料を扱う上での利便性も高まるはずだ。

[ 写真 ]
業務を効率化してくれる様々なビジネスソフトが製品化されている。どんなソフトがあるのか――たまには売り場に足を運び、眺めてみてはいかが だろう

ビデオ編集も至極簡単に
　②ドキュメント作成 は、画像や動画も含めたビジネス文書やプレゼンテーション資料などを作成することである。いわばビジネスシーンでは必須業務だろう。
　この分野 で、特に注目したいポイントは「PDF」と「動画」だ。PDFは今やビジネスシーンで、電子ドキュメントの標準フォーマットとして使われている。では、 PDFファイルとして送信されてきたドキュメントに、コメントを付加して戻したい場合、どう対応しているだろうか。

　プリントアウ トしてコメントを加えFAX、さらにスキャナーで読み込みPDFに変換して送信といった手間をかけているケースが多い。こうした作業を効率化して、スムー ズなビジネスコミュニケーションを実現してくれるのが総合PDFソフトだ。ファイルのPDF変換はもちろん、編集なども行なえる。
　PDFの総合 ソフトはいくつかのメーカーから製品化されているが、お勧めはPDF開発元であるアドビシステムズの「Acrobat 9」シリーズ。作成から編集、セキュリティまでPDFを徹底的に使いこなすための様々な機能が搭載されている。

　一方、プライベー トのみならずビジネスでも動画を扱う機会が増えている。活用次第では、プレゼンテーションなどの効果を高められることは周知の通りだ。
　ただ、動 画を効果的に見せるには編集作業が欠かせない。Windows Vistaなどには編集ソフトが搭載されているが、簡単かつハイレベルに動画を編集するという点で、やはりビデオ編集ソフトの活用をお勧めする。
　 選択ポイントは、初心者でも使いこなせる操作性のよさ。ビデオ編集は手間がかかるだけに、機能もさることながら簡単であることが重要だ。この点で、コーレ ルの「Video Studio 12」は最適といえる。ヘビーユーザーも納得する先進機能を備えながら、初心者にも使いやすいことが人気である。

安心・安全なデータ管理
　 最近、個人情報保護やコンプライアンスなどから、話題となっている③データ管理でもソフトを活用したい。
　データ管理には様々な局面があるが、今 回は「携帯電話データ」と「情報削除」に注目した。大容量メモリーやモバイルカメラ、WordやExcelまで表示可能な携帯電話は、ビジネスデータの宝 庫。万一にも故障してしまった場合、損失も大きい。それだけに、しっかりとデータを管理しておくことが重要となる。

　すぐに思いつくのが、携帯電話用バックアップソフト。いかに便利で効率よくデータ管理で きるかが選択のポイントだが、ソフト会社ジャングルが提供する「携帯マスターNX4」は同条件を満たす製品としてお勧めだ。
　アドレス帳データの 保存／編集はもちろん、携帯電話メールや撮影画像の保存／管理、スケジュールの管理なども行なえる他、メモやタスクなど様々なデータもバックアップできる 多彩な機能を備えている。iPodにも対応するだけに、プライベートでも役立つだろう。

　また、データ管理では不要となった社内情報の処理も対応に配慮が必要となる。例えば、パソコン内に保存されたデータは、消去すれ ば済むと思っていないだろうか。実は、これだけでは情報リスク対策としては十分とはいえない。
　というのも、パソコン上の操作で情報を消去しても データの痕跡が残ってしまう場合があるからだ。専用ソフトなどを使うと情報が復元されてしまう可能性もあり、情報漏えいのリスクが生じてしまうことにな る。

　これを防ぐために活用してほしいソフトが、AOSテクノロジーの「企 業情報データ抹消8.0」。痕跡を残すことなく、ハードディスクなどから不要データを完全消去してくれる。残念ながら情報漏えいは内部関係者の不注意や悪 意によることが多い。その対策としても、同ソフトは有効である。
　ビジネスソフトは、効率や生産性アップを促すツールだけに賢く選択して便利に使 いたいもの。迷ったらヤマダ電機の法人カウンターで相談してほしい。
 

　ソフトのまとめ買いはライセンス契約が絶対お得！　

　企業などがビジネスソフトを導入する際には、同一ソフトを一度に複数本を購入するケースも多い はず。そんな時は、パッケージ製品ではなく、「ライセンス購入」がお得だ。
　ライセンス購入は、ソフトの使用許諾権（ライセンス）を購入する考え 方で、パッケージに比べて1ソフト当たりの価格が安くなることが多い。さらに、社内ではマスターCD-ROMとライセンス証書、マニュアルを1組だけ保管 しておけば済む。パッケージ購入のように本数分だけCD-ROMやマニュアルを抱えておく必要もない。
　後からライセンス数を増やすことも可能 で、パッケージ版にはない有償／無償のサービスを提供している場合もある。小ロットからライセンス購入できるソフトも増えており、ソフト購入ではぜひ検討 したいものだ。
　なお、ライセンス購入については第22号で詳述している。弊誌ホームページで閲覧できるので参考にしてほしい。

●ライセンスとパッケージ版の購入スタイルの違い

 

 

<<　記事一覧に戻る

 

 

 

関連記事がありません。