商品研究

オフィス用途に合わせた複数活用で
利便性と快適性、作業効率がアップ

ビ ジネスプリンターは、オフィスに1台あれば十分——そんな風に考えていないだろうか。印刷待ちやデスクとプリンターとの往復など、使いにくさを感じること も多々あるはずだ。そこで、今回はビジネス文書を快適に扱えるオフィス環境を実現できるビジネスプリンターの併設活用法を解説しよう。

　 ビジネスプリンター（以下、プリンター）の併設活用とは、オフィスや店舗などの用途に合わせて複数台を設置することで、印刷やスキャンなどの作業効率や快 適性をアップさせることだ。
　例えば、利用人数に関わらずプリントジョブ（印刷を行なうこと）が集中することは少なくない。この場合にプリンター がもう1台あれば、印刷待ちのストレスは軽減できる。

　また、複合機（以下、MFP）のスキャン機能もかなり使われるようになってきた が、デスクとセンターマシンが離れている場合など行き来は面倒なもの。手元に小型MFPが設置されていれば快適性が高まることは容易に想像できるだろう。

　 一般的に、オフィスなどでは社員数によって設置するプリンター数を決めていることが多い。実際、小中規模事務所では複合機を1台設置して済ませている例を よく見かける。だが、人数が少ないからといって、プリンターの利用頻度が低いわけではない。業種や業態によって、ビジネス文書（ドキュメント）を印刷する 頻度、使い方は様々。そうしたニーズに合わせた適切な台数の設置が快適にプリンターを活用するためのポイントである。
　では、実際にどう組み合わ せればいいのだろうか。結論からいうと、企業規模ではなく用途に合わせて設置することが何よりも重要といえる。

　例え少人数のオフィスで あってもプリント頻度が高ければ、センターマシンに加え必要に応じてシングル機を揃えることが推奨される。逆に、大規模オフィスでも印刷ニーズが低けれ ば、センターマシンにせいぜいシングル機を1台設置すれば十分といったケースもあるからだ。

基本パ ターンを参考に

　要は10社10通りの設置スタイルでいいわけだが、それでは自由度が大きすぎて具 体的な導入に悩んでしまうことだろう。この時に参考にしたいのが、設置スタイルの基本5パターンである。
　パターン①〜③はA3ニーズがあるオ フィス向け、同④と⑤はA3不要のパターンだ。詳しく見てみよう。
　まず、パターン①（図1）はセンターマシンにA3カラーレーザーMFPを設置 し、各ワークグループにモノクロA4シングル機を据えたタイプ。カラー／モノクロ、プリントサイズなど基本的な印刷ニーズに幅広く対応できるスタイルだ。

　各ワークグルー プに備えたシングル機でファイル、帳票やメールなど印刷頻度の高いドキュメントをプリントし、カラーやA3印刷が必要な場合にはセンターマシンで出力する という使い方に適している。
　カラーの印刷頻度が高い業種であれば、大容量給紙が可能なフロア設置型のセンターマシンを選ぶ、あるいはワークグ ループのA4シングル機をカラーにするといったことが考えられるだろう。
　パターン①をさらに高度化したスタイルが、パターン②（図2）。ワーク グループにA4のモノクロMFPを据えた環境である。

　最近は電子文書 管理への注目が集まっており、ドキュメントを電子化するスキャン需要が大きい。各ワークグループにMFPを設置することでジョブ集中時のストレスが軽減さ れるなど快適性がアップする他、コピーも使いやすいといった利点を持つ。
　デスクトップ設置可能なA4対応MFPも増えており、利便性という点で はお勧めの環境といえる。

　また、パターン①と②の派生型として、センターマシンを設置せず各ワークグループにA3のMFPを置くことも 考えられる。不動産や建設関連などA3の印刷ニーズが高く、コピーやスキャン機能もよく使う場合に向く。
　パターン③（図3）は狭いオフィス向け で、スキャナーはほとんど使わずコピー機も別に設置されているといった環境に適する。ワークグループの1つにA3カラー、もしくはモノクロのシングル機を 設置。これをメイン機代替として、他のグループにはA4モノクロレーザー機を据えるというスタイルだ。

　A3シングル機 ではデスクトップ型タイプも多く、頻度は少ないがA3を時々プリントしたいオフィスにお勧め。インクジェット型のカラーA3コンパクトMFPも登場してお り、これを設置することも考えられそうだ。
　一方、A3不要というオフィスに適しているのがパターン④（図4）。各ワークグループにA4カラー レーザーMFPを置くのである。

　コンパクト機を 選べば省スペース化を実現できる。カラー不要ならばモノクロに、コピーやスキャナーも要らないとなればシングル機にといったバリエーションを考えたい。
　 利便性を突き詰めたタイプが、パターン⑤（図5）だ。プリンターの最も使いやすい環境は手元に置き、座ったまま利用できること。A4カラー／モノクロのシ ングル機ならそれも可能であり、小型化が進むMFPでも十分に対応できる。

 「印刷頻度が高 い」「スキャンやコピー機能を手元で使いたい」「プリントのたびに席を立って集中力を切らしたくない」など、快適性を追求したいケースに最適だろう。

利便 性高いプリンターの一元管理

　こうしたプリンターの活用で利便性や快適性が高まる反面、分散して設 置されているため管理の視点から見ると手間がかかる。これを解決するのが、管理ツールを使ってプリンターを一元管理する方法である。
  「分散設 置と集中管理」という考え方で、エプソンなどが早くから提唱してきたものだが、最近は多くのメーカーが意識するようになってきた。

　具体 的には、ソフトウエアにより機器の設定、印刷枚数やトナー残量、消耗品の寿命状況の把握など、様々なステイタスを一元管理することができる。ソフトは有償 のことが多いが、ブラザーのように簡易的機能を無償提供しているメーカーもある。
　また、基本設定だけならウエブ上でプリンターのIPアドレス （*1）を入力して変更できる機能を、多くのメーカーが提供している。

　こうした環境を実現するには、すべてのプリンターをLANで接続 しておくことが必要。だが、別のいい方をするなら、ネットワークでつながっていれば、異なるフロアに設置されたプリンターや支店の機器を担当者が一元管理 することもできるわけだ。
　いずれにしても併設スタイルを導入するには、自社プリンターの使い方や要望、社員の動線などを分析することが不可欠。 その上で、最適な設置方法を考えることだ。詳細は、ぜひヤマダ電機に相談してほしい。

（*1）ネットワークに接続されたIT機器を識別する ための数字列

 

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