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身近で便利なビジネスツール
「携帯メール」フル活用の勧め

フ リージャーナリスト　高田伸一郎

 

携帯メール活用事例

　携帯メールに どんなイメージを持たれていますか？　高校生が活用し、若い世代のコミュニケーションツールという感じがするかもしれませんが、優れたコミュニケーション ツールであることは間違いありません。ビジネスに活用することで、新しいメリットを生み出すということを紹介したいと思います。

● 活用事例1：携帯メールを活用した「キャンペーン連絡」
　自社製品を扱ってくれる店舗を回るラウンダー（巡回営業担当者）に新しいキャン ペーンが始まったことを告知し、店頭で訴求されているかどうかを携帯電話で写真を撮って送るように指示。

　それまでのキャンペーン連絡 は、ラウンダーと販売店にEメールで連絡し、ラウンダーが集まるミーティングで説明していた。だが、店舗での訴求がマチマチで、ポスターやPOPが貼られ ていないなど立ち上がりが鈍かった。そこで携帯メールでの指示を行なったところ、キャンペーンの立ち上がりが早くなり、販促効果が迅速に現れるようになっ た。

　この活用例は2つのポイントがあります。通常、ラウンダーは多くのチェック項目や作業を与えられており、新規業務やキャンペーン告 知といった、いつもと違う仕事までしっかりと意識が回らないことがあります。しかし、携帯メールで特定の仕事内容が送られると、その仕事に対する意識が強 化され、徹底度が向上することが1つ目のポイントです。

　もう1つは、携帯電話のカメラで撮って報告すること。今では、ほとんどの携帯電 話にカメラが付いていますから、写真を撮ることは難しくありません。特に、そのまま携帯メールに添付して送るのは操作が煩雑ではないので、報告もすぐに集 まることが便利な点です。

●活用事例2：管理職への進捗報告
　日々の売り上げ状況を、営業部を中心 とした管理職に携帯メールで毎日自動的に送るようにしたところ、進捗不振の場合の問題提起や対応策が迅速に図られるようになった。それまでもシステムを見 れば、いつでも売り上げ確認はできたが、意識の差があった。週次・月次の進捗管理から、日々の進捗管理という形に回転スピードを上げることができる。

　 この事例は、小売りやサービス業の場合、特に効果的。店舗別の売り上げ状況や商品別の売り上げ状況などが毎日携帯メールで届くことは、売り上げや粗利に対 する意識を非常に強くし、「問題点の発見」が早くなります。問題点の発見が早ければ、その対応も早くなり、会社のスピードが上がってきたことを経営者はす ぐに実感できるはずです。

メーリング リストとは

　紹介した事例を行なうには、メールシステム側に「メーリングリスト」という仕組みを設 けることが重要です。メーリングリストを設けることで、ある特定のメールアドレスに1通メールを送れば、登録している複数のメールアドレスに同じ内容の メールを届けることができます。この機能を活用することで、一人ひとりにメールを出す必要はなくなり、時間短縮にもつながりますから、メールシステムの管 理者に相談して設置してみることをお勧めします。

　設置が難しい場合でも携帯メールはEメールと連動していますから、PCのメールソフト でグループ送信を行なうことでも可能です。今回は、Windows VISTAに搭載されている「Windowsメール」でのグループ送信について、その設定方法を紹介します。

　まず「Windows メール」を起動。画面左下の丸いWindowsアイコンをクリックすると、メニューが表示されますが、ここの中に「Windows メール」がなければ、「すべてのプログラム」をクリックしてください。
　Officeをインストールしている場合は、メールソフトとして Outlookが表示されていることも多いのでご注意ください。どちらかに「Windowsメール」がありますから、それをクリックして起動します。

　 起動すると図1のような表示になります。一度も起動していない場合には、各種のメールサーバの設定などについて画面が出てたずねられますので設定してくだ さい。
　詳細は図を参照ください。携帯メール活用はコストも大きくかかることではありませんから、ぜひ一度お試しください。
　その効果の 大きさに驚かれることと思います。

 

■図1

Windowsメール。
画面1の[ツール]メニューの中に 「Windowsアドレス帳」がありますので、それをクリックします。

 

■図2 

Windowsアドレス帳をクリック

 

 

■ 図3 

Windows アドレス帳。
ここでは、Windowsア ドレス帳に3件の連絡先が入っていますが、新しく追加するときには[新しい連絡先]をクリックします。

 

 

■ 図4

新しい連絡先。
姓・名・メールアドレスなどを記入し て、［OK］をクリックすれば、新しい連絡先が追加されます。今回は、ここで必要な携帯メールアドレスを登録していきましょう。携帯メールアドレスを必要 なだけ登録できたら、図3に戻って、今度は［新しい連絡先グループ］をクリックします。

 

■図5

新しい連絡先グループ。
まず「グループ名」を入力します。 今回は「営業部」と入力しましょう。その後、［連絡先グループに追加］をクリックします。

 

■図6

連絡先グループにメンバーを追加する。
ここで、追加したい 連絡先をクリックして、［追加］を押します。同じ操作を繰り返すことで、グループに連絡先が追加されていきます（図７）。

 

■ 図7

連絡先が追加されたグループ。
必要な連絡先が追加されたと ころで［OK］をクリックすれば、新しく「営業部」グループが登録されています。これで一旦、右上の［×］ボタンをクリックして、「Windows アドレス帳」は閉じてしまいましょう。
　いよいよ、メールを作成します。「Windows メール」の画面（図1）から、［メールの作成］を選択します。携帯メールを送るときに注意しなければならないのは、メールの形式です。［書式］メニューの 中に「テキスト形式」がありますので、こちらを選ぶようにしてください。この形式を選ぶときに警告画面が出ることがありますが、［OK］を押してくださ い。

 

■図8

テキスト形式を選ぶ。
そして「宛先」をクリックします。受 信者の選択として、先ほど作ったグループの「営業部」があるはずですから、それをクリックした後、［宛先］ボタンを押すことで受信者に追加されま す。［OK］を押して、元のメール作成画面に戻って、宛先に「営業部」が追加されていることを確認してください。

 

■図9

受信者の選択。
この後、件名と本文を入力して［送信］をク リックすれば、メールが届くという仕組みです。

（注）携帯メールの設定で、各個人が迷惑メールを受け取らない設定の中で「指定のメールア ドレス／ドメイン名からのメールしか受け取らない」という設定にしている場合も多く、この場合は、メールを送るアドレスを指定してもらうように各個人に設 定変更してもらわなければなりません。

 

 

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