目からウロコ！　IT使い倒し術

グーグル攻略講座の第2弾
「Googleカレンダーを使ってみよう」

「Google Calendar」http://calendar.google.com/
フリージャーナリスト
高田伸一郎

●●●PART2●●●
便利な「スケジュール共有」機能

　他の人のスケジュールを共有できる仕組みも非常に便利です。私はこれで、部下とのスケジュールを共有しています。
　Googleカレンダーでのスケジュール共有については、まず「カレンダー」というものが複数存在する、という概念を認識する必要があります。自分のカレンダーも複数用意できますし、他人のカレンダーを自分の画面に表示させることができるといった機能ですので、プライベートとビジネスを分けて管理することができますし、ビジネス部分は内容まで含めて他者に伝え、プライベート部分は、時間は埋まっているが、内容はわからないように伝える、といったことが可能です。

　まず、自分のカレンダーを他者に共有してもらう方法を確かめてみましょう。画面左側のマイカレンダーのところにある[設定]をクリックします。
　図7のカレンダー設定で、マイカレンダーの一覧から、共有したいカレンダーの「共有：設定を編集」をクリックします。

　ここで「このカレンダーを公開」（図8）をチェックしてしまうと、全世界に公開することになりますから、通常は避けた方が賢明です。普通、他者とカレンダー共有する場合は「特定のユーザーと共有」欄で、共有したい方のメールアドレスを入力し、[ユーザーを追加]ボタンをクリックします。そうすれば、その方へ「カレンダーを共有してください」という通知が届きますから、この方法で共有してもらってください。

　もし、その方がGoogleカレンダーを利用していない場合には、自動的にGoogleアカウント作成のご招待メールが発信されます。カレンダーの利用については、通常のメールアドレスのまま使用することも可能ですので、会社のメールアドレスのまま利用することもできます。
　逆に、他者のカレンダーを共有したい場合は、画面左側の「他のカレンダー」の「友だちのカレンダーを追加」欄に、カレンダーを共有したい方のメールアドレスを入力して、キーボードの[Enter]ボタンを押すことで、共有させてほしい旨のメールを送る画面に入れます（図9）。

　メッセージを自分なりに変更して、[リクエストを送信]をクリックすると、先方にメールが送られます。先方がこのメールを受け取って共有の操作をすれば、他のカレンダーが自分のカレンダーの上に表示されるようになります。

　ちなみに、画面左側にあるカレンダー名の右側の「▼」をクリックすることで、表示する色を変更できますので、グループ分けなどをして見やすくできます（図10）。

 

 

世界の祝日を表示

　とりあえず、他者とのカレンダー共有は必要ないという場合にも、このまま利用すると、祝日が表示されませんので、日本の祝日だけでも表示するようにしましょう。
　Googleは世界各国の祝日カレンダーを準備しています。これは画面左側の他のカレンダー欄の[設定]ボタンをクリックして、下の[カレンダーを追加]ボタンをクリックしましょう。「他のカレンダーを追加する」画面の[一覧から探す]タブをクリックします。

　図11画面が表示されたはずです。日本の祝日は画面の一番下の方にあるので、その右側の[カレンダーを追加]ボタンをクリックすれば、背景色が濃くなるはずです。次に画面下の[カレンダーに戻る]をクリックしカレンダー画面にして、画面右上のカレンダー表示期間を[月]にしてみましょう。カレンダーに祝日が追加されたことがわかるはずです。（図12）

　取引先に海外のお客様がいる場合など、先方の国の祝日を容易に把握することもできますので、海外取引を行なう方にはお勧めの機能です。
　最後にGoogle Mapとの連携についても触れておきましょう。予定入力の際、「場所」欄に住所を入力しておくことで、Google Mapで地図を表示させることも簡単にできるます（2008年10月現在、携帯で地図を見るにはビル名などは入れずに番地までの住所にしておいた方がよい）。

　携帯電話からもGoogleカレンダーを確認することができますので、出先で次の訪問先の位置を携帯で把握できますし、初めての訪問では大変重宝します。実際、このGoogle Mapがサービスされてから、住所さえわかれば、簡単に地図を入手することができるようになりました。一部のエリアでは、最近話題になったストリートビューで、外観を知ることもできるようになり、Googleのサービスは日々進化しています。

　初めに手帳とGoogleカレンダーとを併用していると書きました。私はGoogleカレンダーのPC（Web）ならではのメリットを上記の機能で利用していますが、スケジュール管理のメインが手帳であることには違いありません。

　週の初めと、一日の初めに手帳とGoogleカレンダーを相互に確認して、それぞれの予定を埋め合って、スケジュールをしっかりと頭に入れることが一番大切だと考え ているからです。空いている時間に片づけなければならないこと、そういったことをメモしていくには、手帳を超えるツールはまだ見つけられていません。ただ、アラーム機能やスケジュール共有機能など、いわゆる秘書業務をGoogleカレンダーに任せられることが、最大のメリットだと考えています。

　手帳だけで十分、という方も一度Googleカレンダーを利用してみてください。万一、手帳をなくした時のバックアップ手段としても便利なツールに間違いありません。

 

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