万全の「BCP対策」とは何か!?災害時は文書があるだけでは動けない!
「BCP訓練」の実施で 確実な計画遂行を

  • BCPとは「災害時に中核事業を継続・早期復旧するための計画」
  • ヤマダ電機はBCP対策に関する実践的な無料セミナーを東京・大阪で開催
  • 「BCP訓練の始め方」セミナーでは、3つの訓練手法を具体的に解説
  • 災害時に現場で使いやすい「“時系列型”情報共有システム」を紹介

 

 BCP(Business Continuity Plan/事業継続計画)に着目する経営者が増えている。BCPについては中小企業庁が次のように定義づけている。

 「企業が自然災害・大火災・テロ攻撃等の緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法・手段などを取り決めておく計画のこと」

 具体的には、

  1. 優先して継続・復旧すべき中核事業の特定
  2. 緊急時における中核事業の目標復旧時間の設定
  3. 緊急時に提供できるサービスレベルについての顧客との事前協議
  4. 事業拠点や生産設備、仕入れ調達等の代替案を用意
  5. 全従業員へのBCPの周知

 BCP対策とは、これらを軸にした「非常時対応マニュアル」を策定しておくことであり、同時に、非常時に同マニュアル通りに行動ができるよう平時から訓練を行うことがポイントである。さらには事前対策として欠落している項目がないかや、最新の状勢に合致した内容となっているかなどの定期的な確認も重要なBCP対策といえる。

BCP対策の策定状況

 BCPは現段階では、その策定を義務づける法律や条令などはない。国や自治体はあくまでも推奨する形にとどめており、策定はあくまでも企業ごとの自主判断に委ねられている。

 ただし、BCPを策定しないことのリスクもあるという。これについて、ある関係者は次のように話す。

 「例えば避難計画の不十分さで従業員から死傷者が出てしまった場合、その企業は遺族から安全配慮義務違反で訴えられる可能性がある。

 また、事業復旧計画の不備により納品が滞ってしまった場合、取り引き先から契約違反などに問われるケースも想定できる」

 災害による被害に加えて、こうした訴訟問題まで引き起こすことになっては、そのダメージは計り知れないものとなろう。そうしたリスクを最小限とするためにも、BCP対策は重要というわけである。

 昨今は大規模な自然災害による被害を、目の当たりにすることも多い。また、緊迫する東アジア状勢によるリスクや、日本でもいつ起こっておかしくはないテロ災害など、企業を取り巻く環境はBCP対策を、ますます必然化する方向に向かっている。

 表1は日本情報システム・ユーザー協会が発表した「想定リスク別に見たBCP策定状況」である。これによれば策定済みの回答が最も多いリスクは、「システム障害」であり、約60%の企業がBCPを策定済みと回答している。これは経営の根幹をなすものといえるだけに、当然の結果といえよう。

 これに続くのが「直下型地震」と「大規模地震」で、共に45%を突破。策定中と合わせれば70%以上もの企業が前向きに取り組んでいることが分かる。さらには「電力・通信等の停止」と「火災・工場災害」も40%以上の企業がBCPを策定済みと回答している。

 「テロ、サイバーテロ」の策定済み企業は17.8%と表1では最も低い。だが、この調査は2013年に行われたもの。昨今の状勢を考えた場合、直近の調査データがあれば、策定済み企業数は急速に増加しているものと考えられる。

 さらにいえば、多くの想定リスクで2013年段階ではBCPを策定中だった企業の多くが、現状では策定済みに移行しているものと推測できる。

■表1 想定リスク別に見たBCP策定状況

策定済み 策定中 検討中 策定予定なし
システム障害 59.5 11.7 13.2 15.6
直下型地震による局所被害 47.2 16.2 16.6 20.0
大規模地震による広域被害 45.5 17.1 16.7 20.8
津波による被害 33.9 13.7 18.4 34.1
電力・通信等の停止 41.4 14.0 17.8 26.8
火災・工場災害 41.0 12.3 17.2 29.4
新型インフルエンザ、デング熱等 38.0 10.0 19.5 32.5
風評被害 17.6 9.0 26.6 46.8
テロ・サイバーテロ 17.8 8.6 27.3 46.2

出典:日本情報システム・ユーザー協会「企業IT動向調査2013」より抜粋

ヤマダのBCP対策セミナー①「BCP訓練の始め方」

 こうした状勢を受けてヤマダ電機法人事業本部は「BCP対策無料セミナー」を、4月に東京(Concept LABI TOKYO)、5月に大坂(LABI 1 なんば)で開催した。両会場とも予約で満杯となる大盛況となった。

 今回のセミナーの特徴は、策定したBCP対策を、非常時に正しく機能させるための「訓練の始め方」と、非常時に、誰もが迷うことなく簡単に使いこなせる「情報共有ツール紹介」の2点に絞って講義が行われたことである。

 BCP対策を「いかに策定するか」や「策定のポイントは何か」といったレベルではなく、実際の非常時を想定し、いかに有効活用するかを考察する、より実践的な内容のセミナーだったといえる。

 まず「BCP訓練の始め方」については、ニュートン・コンサルティング社が担当。同社は1000社を超えるBCP構築支援実績を持つBCPのプロ。副題の「災害が起こったとき、文書があるだけでは動けない!」との文言が印象的だった。

 セミナーの冒頭で、訓練事例として紹介された製造業A社では、偶然ながら3.11東日本大震災の数日前にBCP訓練を実施。3.11当日は停電したためBCP文書が印刷できなかったものの、数日前の訓練の記憶が残っていたため、訓練参加者が何をやるべきかを模造紙に書き出して、それに基づいて迅速に行動できたとのこと。

 また、昨年の熊本地震の1カ月前にBCPを策定し、対策本部訓練を実施したB社では、災害時には対策本部事務局へ負荷の集中することが、訓練を通じて他部門にも認識されており、実際の活動では他部門からの支援がスムーズに行われたという。

 講師を担当したニュートン・コンサルティングのシニアコンサルタント・辻井伸夫氏によれば、BCP訓練の内容はその企業のBCPに関する習熟度や理解度に応じて、最も初歩の「BCP勉強会」から最上級の「ストリートワイド訓練/インダストリーワイド訓練」まで8段階を用意しているとのこと(表2)。初歩からそのすべてを終えるには通常、2〜3年を要するという。

 セミナー当日は8段階のうち、中級レベルに位置付けられる「災害図上演習」と「タイムラプス訓練」、そして「意思決定訓練」の3つを紹介。

 「災害図上演習」は地図を使って場所ごとの具体的な被害想定をイメージ。地域の特性を把握すると同時に、有事の際に行うべき具体的な対応策を検討することを目的としたものである。

 進行役がごく簡単な被災想定を説明。参加者は与えられた基本情報に基づいて具体的な被害想定を検討し、これを地図に書き込む。その上で事業継続対策の検討や、必要な経営資源と情報の把握、そして課題の整理などを行う。

■表2 BCP訓練の種類

BCPの成熟度 訓練手法








(1)BCP勉強会
(2)経営陣向けBCP研修
(3)災害シミュレーション
(4)劇場型ウォークスルー演習
(5)災害図上演習
(6)机上演習(タイムラプス訓練、意思決定訓練、コントローラーセンター訓練)
(7)実働演習(情報共有・発信訓練、バックアップサイト移動訓練)
(8)ストリートワイド訓練/インダストリーワイド訓練

出典:ニュートン・コンサルティング社セミナー資料より抜粋
 

■表3 BCPの活動を効果的にする5つの鉄則

(1)社長自らが指揮を執る/トップが先頭を切って活動する
(2)社内で最も活躍するキーマネージャー達が推進する/トップを補佐する実行力あるリーダーが必要
(3)現場の社員全体で活動する/現場を巻き込む
(4)自社独自のやり方を考えて活動する/自分達にとって最良の方法は自分達で考える
(5)何年も何年もやり続ける/活動を継続し、会社の体質を変え、企業風土を変える

出典:ニュートン・コンサルティング社セミナー資料より抜粋

実際の混乱状況を体験

 一方、「タイムラプス訓練」は発災直後からの災害対策本部メンバーや、対策本部各班の動きを確認するもの。例えば、災害発生から1時間経過後にこういう問題が発生、1時間20分後に新たな被害が発生、3時間後に自家発電装置が停止といったように、時間経過の中で発生した状況や被害などを設定。それぞれに、誰がどう対応するのかをシミュレートする。

 辻井氏はこの訓練のポイントを「実際に発災したときの混乱状況を、訓練の場において体験すること」としており、90分間の訓練で180以上の状況付与を用意しているという。

 そして最後の「意思決定訓練」は、進行役が読みあげた課題・状況に対して、YESかNOかを瞬時に答えるもの。そして意思決定した内容について、多数派・少数派それぞれから判断理由を聞き、即決した人がいれば即決できた理由、決定に時間を要した人からは、どこで迷ったのかを聞くというものである。

 ここで紹介した3つの手法はいずれも実践的な訓練といえ、参加者からは「いろいろな会社・立場の人が1つの目標に向かって白熱した議論を行えた」や「普段からお付き合いがほとんどない方々と顔合わせでき、意見交換できたことはとてもよかった」などの声が多く寄せられているという。

ヤマダのBCP対策セミナー②「“時系列型”情報共有ツール」

 一方、日本ユニシスが紹介したのが「ありそうでなかったクロノロジー型情報共有ツールの紹介」である。

 クロノロジーとは“時系列”のこと。情報を時系列に沿ってホワイトボードなどに書き出し、整理する手法のことだ。日本ユニシスの「クロノロジー型情報共有ツール」は、この作業をシステム化したもの。書き込まれたすべての情報を一元管理し、かつ後から必要な情報だけを抽出するなど災害時の情報共有だけに特化したシステムである。

 そして特筆できることは、情報をインプットする作業を極めて簡素化していること。災害情報を入手したスタッフは、これをホワイトボードに書き込むように、パソコンやスマホなどで文章としてインプットする。それ以外の余計な操作や機能等は一切カットされているため、たとえ混乱のさ中にあっても悩むことなく、迅速な情報入力を実現する。

 日本ユニシスでは同システムの目的を「非常時でも使えること」として、基本コンセプトを「人が使いこなせるシステム」だとする(表4)。そのための設計思想は次の二つだ。

  1. 機能は少なく、操作はシンプル/本当に必要なことのみシステム化する。あったら便利でも使えないなら作らない。
  2. 導入後も設定を変えられる/使って初めて分かることがあることを認識。設定変更を繰り返しながらお客様の運用にフィットするシステムを目指す。

■表4 クロノロジー型情報共有ツールのコンセプト

目的 非常時でも使えること
コンセプト 人が使いこなせるシステム
設計思想① 機能は少なく、操作はシンプル
・本当に必要なことのみシステム化する
・あったら便利でも、使えないなら作らない
設計思想② 導入後も設定を変えられる
・使って初めて分かることがあることを認識
・設定変更を繰り返しながらお客様の運用にフィットするシステムを目指す

出典:日本ユニシス セミナー資料より抜粋
 

■表5 災害時の情報管理システムを構築する際の留意点

(1)システムにどこまで求めるか(何を解決したいのか)のポリシーを明確に持つ
(2)便利なアウトプットを求めるなら、相応のインプットが必要との認識を持つ(魔法は起きない)
(3)平常時利用にこだわり過ぎず、定期的・簡易な訓練を繰り返すことを目指す

出典:日本ユニシス セミナー資料より抜粋

旧システムで得た苦い経験

 日本ユニシスが、こうした極めてシンプルな災害用情報共有システムを開発するに至った背景には、過去に開発した旧システムから得られた“苦い経験”があったという。同社は2009年から防災情報システムの開発を進めているが、当時の旧システムは地図情報をベースとして、豊富な機能・メニューが特徴だった。

 旧システムは実際に20以上の自治体に採用されたとのこと。そうしたユーザーからの様々な声に耳を傾け、要望等を真摯にシステムへと組み込んでいった中で、いつしか機能過多に。その結果、防災訓練を行った際には、情報をインプットする現場スタッフが操作や判断に迷うことも多く、非常に使いにくいシステムとなっていたという。

 迷う要素が多く、1件の入力時間が長引くために情報処理が追い付かない。結局はホワイトボードに書き込む方が早く、システムは使われないという悪循環に陥ったとのこと。

 「クロノロジー型情報共有ツール」はこうした苦い経験を踏まえた上で、2015年から販売を開始したシステムだ。その役割は「各所に散在している大量の情報を、迅速に一元管理すること」。そのための必須機能が、簡素化した情報入力方法である。

 そしてシステムがユーザーに提供する価値についても「全社レベルでの状況把握や意思疎通、進捗管理等にかかる時間と労力の削減」と割り切っており、システムにありがちな分析機能や予測機能などはカット。

 役割を「一元管理」に特化し、そこから先の「判断」や「処理」は人の役割として、その関連機能を非搭載としたことにより、「非常時に人が簡単に使いこなせるシステム」に仕上がったわけである。

 これはある意味で逆転の発想といえる。一般的にシステムというと、様々なことをこなしてくれるイメージがあるが、平常時ならいざしらず、災害時における“多機能”は現場では邪魔でしかない、ということなのだろう。こうした割り切った設計思想で商品化に踏み切れたのも、過去の苦い経験を持つ日本ユニシスならではといえそうだ。